【2026年7月】退去精算書の書き方｜トラブルにならない敷金精算・根拠の示し方【テンプレ付き】

退去精算書は、敷金の充当・返還額を賃借人に説明する最重要書類です。金額の根拠が曖昧だと「高すぎる」と揉め、返還が長引きます。本記事では国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に沿って、必須項目・負担割合の計算・通常損耗の切り分けまで、実務で使える書き方を解説します。

1. 精算書で揉める主な原因

トラブルの多くは「金額の根拠が示されていない」ことに集約されます。代表的な原因は次のとおりです。

逆に言えば、これらを潰した精算書はほとんど揉めません。「なぜこの金額なのか」を第三者が見て納得できる状態が理想です。

精算書には、部位ごとに次の項目を明記します。1行1損傷で表形式にすると分かりやすくなります。

入居日は負担割合の計算根拠になるため、契約書で必ず確認します。

借主負担額は、経過年数による減価を反映して算出します。基本式は次のとおりです。

借主負担額＝施工費用 ×（耐用年数 − 経過年数）÷ 耐用年数

クロスの耐用年数は6年とされ、経過年数が進むほど賃借人の負担割合は下がります。ここでは「不注意による損傷」を例に計算します。

このように「単価×数量」と「残存価値割合」を分けて書くと、根拠が一目で伝わります。

ガイドラインでは、通常の使用による損耗（通常損耗）や経年劣化は貸主負担が原則です。日焼けによる畳の変色、家具設置によるへこみ、画鋲程度の穴などがこれにあたります。一方、賃借人の故意・過失や善管注意義務違反による損傷は借主負担です。

精算書では、この2つを混同せず、借主負担分のみを請求項目として記載します。貸主負担分まで請求すると信頼を失い、交渉が長期化します。「どこまでが通常損耗で、どこからが借主負担か」を線引きして示すことが、納得感につながります。

明渡し後は、確定した借主負担額を敷金から充当し、残額を賃借人へ遅滞なく返還します。精算書には控除の内訳を明示しましょう。

返還時期は契約や地域の慣行によりますが、明渡し後は速やかに精算・返還するのが原則です。控除内訳が明確なほど、返還の遅延や再請求のトラブルを防げます。

失敗① 総額だけ提示して内訳がない → 対策：部位・単価・数量・負担割合を1行ずつ明記する

失敗② 経過年数を無視して新品価格を全額請求 → 対策：耐用年数と入居日から残存価値割合を必ず計算する

失敗③ 損傷の証拠がなく「言った・言わない」になる → 対策：退去時に部位ごとの写真・動画を残し、精算書と紐づける

AI退去立会なら、契約書の内容（特約・入居日）も踏まえてAIが精算を進めます。部位別の工事単価表と入居年数から、耐用年数・経過年数・負担割合・負担額を自動で算出し、根拠を明示した精算内容を賃借人にその場で提示。精算書の作成負担とミスを大きく減らせます。

さらに、写真・動画・会話履歴のログがすべて残り裁判にも強く、客観的で公平な査定により貸主・借主の双方に納得感があります。合意書は翻訳付きで外国人の賃借人にも対応。複数の保証会社と提携し、合意が取れなくても代位弁済で回収不能リスクを抑えられます。

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